Centre Hospitalier Intercommunal Castres Mazamet

Le CHIC CM : Une structure de santé de référence pour la démarche qualité hospitalière 

Le Centre Hospitalier Intercommunal de Castres-Mazamet (CHIC CM) regroupe différents sites hospitaliers situés à Castres, Mazamet et Aussillon. Il est devenu un acteur de référence du département 81 en assurant 20% des séjours du Tarn et 45% de Tarn sud. Il est composé de 6 pôles d’activités :

• Médecine
• Chirurgie
• Mère-Enfant (Gynécologie-obstétrique, pédiatrie…)
• Médico technique (Laboratoire, pharmacie, imagerie)
• Plateau technique (Bloc opératoire, les urgences-SMUR, anesthésie…)
• Gérontologie

Parmi ces dernières actualités, le CHIC Castres-Mazamet s’est vu délivrer la certification du niveau « Qualité des soins confirmée » par la Haute Autorité de Santé (HAS). Une certification obtenue grâce à l’attention particulière que le CHIC porte à la démarche qualité de son établissement de santé. Celui-ci a obtenu un résultat de 94,97% de satisfaction aux 119 critères de qualité.

Monitoring des températures en structure hospitalière : Les besoins

Au sein des différents services hospitaliers du CHIC CM, de nombreux produits de santé stockés sont thermosensibles. Ils sont donc par définition sensibles aux chocs thermiques et nécessitent de mesurer régulièrement leur température. En cas de rupture de la chaîne du froid des produits hospitaliers, cela peut entraîner :

• Une inefficacité des produits
• Des pertes des produits de santé et donc du gaspillage
• Des risques sanitaires pour le consommateur final

Dans le cas du laboratoire et de la pharmacie du centre hospitalier Castres-Mazamet, les produits surveillés sont principalement des vaccins et des médicaments pour la pharmacie, des échantillons biologiques et températures ambiantes pour le laboratoire. Pour garantir la sécurité sanitaire et la traçabilité de ces ressources, celles-ci sont conservées dans des enceintes frigorifiques (chambres froides, réfrigérateurs, étuves, congélateurs). Certaines ressources comme les médicaments anticancéreux sont, quant à elles, stockées dans des enceintes cytostatiques à température ambiante.

Pour assurer la sécurité de ces ressources de santé, les professionnels de la structure hospitalière CHIC CM, portent une attention particulière à la surveillance de leur plage de température. Pour faciliter ce processus, une solution de suivi de température filaire avait été déployée avant Koovea, au sein du laboratoire. Toutefois, celle-ci présentait certains aspects chronophages pour les utilisateurs comme :

• L’aspect filaire qui était assez encombrant
• Une utilisation et une installation qui manquaient de simplicité
• Le logiciel de surveillance de température qui causait des problèmes d’accessibilité avec les mises à jour du système d’exploitation
• La logistique et le côté administratif chronophage des remplacements de sondes COFRAC qui demandaient trop de temps aux référents

Soucieux de satisfaire leur exigence en matière de qualité et ayant besoin rapidement d’une alternative, Bernard ZANCHI (technicien biomédical du CHIC CM) a introduit la solution de monitoring des températures Koovea pour effectuer une phase de test. Au moment de faire appel à nous, le CHIC Castres-Mazamet avait besoin :

• D’un déploiement et une prise en main rapide du système de mesure
• D’une accessibilité et une simplicité dans l’utilisation de l’application de supervision au quotidien
• D’une solution fiable qui assure la sécurité des produits stockés et qui réponde aux exigences qualité de la structure hospitalière
• D’une simplification de la logistique de remplacement des capteurs COFRAC

Koovea : La solution de monitoring des températures au service de la logistique hospitalière

 Un déploiement rapide et fluide au sein de la pharmacie hospitalière

C’est à la pharmacie de la structure hospitalière CHIC CM que la phase de test de la solution Koovea a débutée. Quatre enregistreurs de température connectés Koovea ont été déployés au sein de la pharmacie hospitalière pour superviser les plages de température des médicaments stockés. Une phase de test concluante qui a permis de déployer ensuite la solution de monitoring des températures au sein du laboratoire du centre hospitalier.

« L’appropriation de l’application par les différents utilisateurs a été fluide. Cela s’est fait assez rapidement »

 

Bernard ZANCHI, Technicien Biomédical au sein du CHIC CM

Le suivi des températures simplifié : une réponse aux besoins du laboratoire hospitalier

Au sein du laboratoire, il y actuellement 2 référents de la solution Koovea. Ce sont eux qui installent et paramètrent les capteurs de température connectés. Ils procèdent également aux retours lors des roulements de sondes étalonnées COFRAC. Les autres ont simplement un rôle d’utilisateurs, c’est-à-dire qu’ils prennent en charge les alarmes. Après une formation délivrée par un membre de l’équipe Koovea, la solution de monitoring des températures a été « installée, paramétrée assez facilement » d’après Laure Pirovano (Responsable Métrologie du CHIC CM).

Depuis 2 ans, les membres du laboratoire utilisent Koovea au quotidien et ont vu la surveillance de température être simplifiée notamment pour la surveillance des températures des étuves de microbiologie et pour la surveillance des températures ambiantes des produits ambiants stockés. D’après Bernard Zanchi, « c’est une solution qui est à la fois simple, et à la fois pratique ». Il précise :

« Il y a une facilité d’utilisation, d’installation mais aussi une facilité d’accès à travers la plateforme Koovea App sur le web (…). Dans notre solution d’avant nous avions besoin d’un logiciel, ce qui posait des problèmes d’accessibilité avec les mises à jour de notre système d’exploitation »

 

Bernard ZANCHI, Technicien Biomédical au sein du CHIC CM

Aujourd’hui, la surveillance de température du laboratoire du CHIC CM se fait via le web à travers l’application Koovea App. Pour y avoir accès, les utilisateurs n’ont plus à dépendre d’un logiciel ou des mises à jour. Ils peuvent y avoir accès directement depuis leur navigateur ou en téléchargeant l’application sur leur smartphone pour suivre les températures à distance.

L’accès à l’application de suivi de température est donc beaucoup plus fluide. Ce qui facilite au quotidien l’utilisation de Laure Pirovano et de ses collaborateurs pour le « paramétrage des produits, des utilisateurs et la revue régulière des courbes et des alarmes ».

Un processus de remplacement COFRAC sans contraintes

Au-delà de l’aspect utilisation, Koovea a également permis de résoudre l’aspect chronophage et énergivore des remplacements des sondes étalonnées COFRAC (ISO 17025). Une certification très importante puisqu’elle fait partie des éléments à respecter scrupuleusement pour se conformer à la démarche qualité en milieu hospitalier.

« Avant, c’était un processus assez lourd administrativement et en terme logistique (…) Aujourd’hui, les sondes sont rapidement remplacées. Lorsqu’on reçoit les sondes elles sont déjà qualifiées et on reçoit le certificat de calibration très rapidement. Tout est clair, net et précis et cela engendre très peu de contraintes logistiques. Cela a permis de fluidifier le processus au niveau du cofrac. »  

 

Bernard ZANCHI, Technicien Biomédical au sein du CHIC CM

Aujourd’hui, avec le remplacement automatique et sans frais, le roulement des sondes se fait sans encombre et le certificat d’étalonnage est délivré directement sur l’application.

Un véritable gain de temps et de productivité pour les membres du laboratoire qui peuvent désormais se concentrer davantage sur d’autres missions prioritaires, plutôt que sur l’aspect administratif et logistique engendré par les remplacements de sonde.

Quels bénéfices le centre hospitalier intercommunal de Castres-Mazamet tire-t-il de sa collaboration avec Koovea ?

Après plus de 3 ans d’utilisation de la solution, c’est une collaboration réussie entre le Centre Hospitalier de Castres-Mazamet et Koovea. Le laboratoire est « satisfait de la solution, l’installation, le paramétrage et la formation qui se sont réalisés assez facilement » d’après Laure Pirovano.

Parmi les bénéfices notables, Laure Pirovano (Responsable Métrologie) souligne un véritable « gain de temps dans l’installation et le paramétrage » des capteurs de température sans fil. Un gain de temps et de productivité également mis en avant par Bernard Zanchi (Technicien biomédical) au niveau de la gestion du processus COFRAC.

« Au labo, il y a beaucoup de choses à gérer à ce niveau-là entre le cofrac, les accréditations, ect. Il faut impérativement que tout ça soit à jour. Avec la solution Koovea, ça leur permet de gagner du temps au quotidien et d’être tout le temps à jour sur ce sujet »

 

Bernard ZANCHI – Technicien Biomédical au sein du CHIC CM 

Au quotidien, le monitoring des températures des produits thermosensibles du CHIC CM a été simplifié et leur chaîne du froid, conformément sécurisée et contrôlée depuis l’application. Celle-ci est d’ailleurs jugée « conviviale » par Laure Pirovano, ce qui contribue selon elle à « faciliter la formation de nouveaux utilisateurs ». Une formation importante car ce sont eux qui reçoivent les alertes en cas de dépassement des plages de température autorisées. Grâce aux alertes, ces derniers peuvent également gagner en réactivité et préserver les produits en cas de variation de température au sein de l’enceinte frigorifique. Un facteur important puisqu’au sein du laboratoire il y a également une surveillance des températures des étuves de microbiologie où tout dépassement peut inhiber la culture de certaines bactéries et donc impacter le résultat du patient.